Outlookメールの送信取り消し方法や注意点を解説
Outlookを使ってメールを送信した際に、送信先間違いや内容ミスなどのトラブルが起きることは珍しくありません。
そんなときに役立つのが「Outlookの送信取り消し機能」です。一度送信したメールでも、ある条件下で取り消すことができるこの機能は、実は使い方にコツが必要です。
今回は、Outlookの送信取り消し機能をはじめ、メール送信前の確認機能や自動削除機能など、様々な代替方法も紹介します。
Outlookの送信取り消し機能とは？
Outlookの送信取り消し機能とは、メールを送信した後に送信したメッセージを受信者がまだ開いていない場合は取り消すことができる機能のことです。この機能を利用することで、送信したメールに誤りがあった場合や、送信先が誤っていた場合、ファイルを添付し忘れた場合などに、メールを取り消して置き換えることもできます。
送信取り消し機能を使うメリット
送信取り消し機能を使うことで、誤ったメールを送信することを防ぐことができます。また、メールの送信先が誤っていた場合にも、取り消すことができるため、誤った送信先にメールが送信されることを防ぐことができます。さらに、送信先に誤りがあった場合に、再度正しいメールを送信する手間を省くことができます。
Outlookの送信取り消し方法
Outlookの送信取り消し手順
Outlookの送信取り消し手順は、以下のとおりです。
１、Outlook ウィンドウの左側の フォルダー ウィンドウ で、[ 送信済みアイテム ] フォルダーを選択します。
２、取り消すメッセージを開きます。 メッセージを開くにはダブルクリックする必要があります。
３、クラシック リボンがある場合は、[ メッセージ ] タブで [ アクション ] > [ このメッセージを呼び戻す] を選択します。
３、[簡易] リボンがある場合は、[メッセージ] タブを選択し、[その他のコマンド (...)] を選択します。 [アクション] をポイントし、[このメッセージを呼び戻す] を選択します。
４、[このメッセージの未読コピーを削除する ] または [ 未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換える] を選択し、[OK] を選択します。
５、置換メッセージを送信する場合は、メッセージを作成し、[送信] を選択します。
Outlookの送信取り消し確認方法
取消要求を送信した後に取消レポートが記載された電子メール通知が届きます。メッセージに記載されているリンクを開くとレポートがブラウザで表示されます。
通常は、取消要求後すぐに通知が届きますが、何らかの理由で要求を次項できない場合、受信者の数により最大30分程度かかる場合があります。 (100人で最大5分、数万人で最大30分かかります）
送信取り消しを行うタイミング
送信取り消しを行うためには、送信済みメールを確認する必要があります。送信済みアイテムフォルダーにメールが保存された後、すぐに送信取り消しを行うことができます。ただし、送信済みアイテムフォルダー内に保存されたメールは、送信先の相手がメッセージをまだ開いていない場合に限ります。
メールの誤りに気付いた場合、可能な限り早く上記の手順に従い、送信取消を行ってください。
Outlookの送信取り消し機能の注意点
取り消しできない場合がある
送信済みメールを取り消すことはできますが、送信済メールを受信者が、受信トレイにあるメールを既読にした場合は、取り消すことができません。
また、相手のメールシステムがOutlook以外の場合や、インターネット接続が不安定な場合は、送信取り消し機能が正常に動作しない場合があります。そのため、送信前にメールの内容をよく確認し、送信先が正しいかどうかを確認することが重要です。取り消し機能が利用できない場合の対処方法
Outlookの送信取り消し機能が正常に動作しない場合には、以下の対処方法があります。
- 送信前にメールの内容を確認する
- 送信先のアドレスが正しいかどうかを確認する
- 受信者に取り消しを依頼する
- Outlookのアドオンを使用する
受信者に取り消しを依頼する場合には、受信者にメールを送信し、誤りを説明し、再度正しいメールを送信するよう依頼する必要があります。
また、Outlookのアドオンを使用する場合には、取り消し機能を強化したアドオンを利用することで、送信取り消し機能をより使いやすくすることができます。
Outlookの送信取り消し機能以外の代替方法
「SafelySendMailAddin」を使う
Outlookには、メール送信前に確認するための機能があります。これは、メール送信前に内容を確認し、誤字や脱字をチェックしたり、宛先や添付ファイルなどが正しいか確認するために非常に便利です。
以下がOutlookの「SafelySendMailAddin」の手順です。
１、「送受信」メニューから「メール誤送信防止アドイン」>「設定」を選択します。
２、「設定」>「一般」から「全ての宛先のドメインが内部ドメインの場合、確認画面を表示しない。」「内部ドメインの宛先は、あらかじめチェックを自動付与する。」をチェックします。
３、「設定」>「内部ドメイン」からドメイン設定に自社ドメインを追加します。
４、「適用」をクリックします。
ただし、確認作業を怠ると、機能が意味をなさなくなってしまいますので、十分に気をつけて使用するようにしましょう。
スペル チェック機能を使う
デスクトップバージョンのOutlookで「校閲」、「スペル チェックと文章校正の順にクリックすると、スペルチェックをすることができます。
スペル チェック機能を使用する頻度が高い場合は、以下の手順で自動的にスペル チェックが行われるよう設定できます。
１、[ファイル]、[オプション]、[メール] の順にクリックします。
２、[メッセージの作成] で、[送信前にスペル チェックを実行する] ボックスをオンにします。
まとめ
Outlookの送信取り消し機能は非常に便利ですが、実際には使い方に注意が必要です。送信後に一瞬でメールが送信されてしまうため、取り消し機能を使うためには素早い反応が必要です。
また、取り消したメールは相手に未着扱いという形で届くため、注意して使うことが重要です。さらに、送信取り消し機能以外にもメール送信前の確認機能や自動削除機能があることを覚えておくと良いでしょう。これらの機能をうまく使い分けることで、Outlookでのメール送信に関するトラブルを防止し、スムーズな業務遂行を支援することができます。
Outlookを使う上で、送信取り消し機能はもちろん大切ですが、代替方法もしっかりと知っておくことが重要です。
