営業電話の時間帯はいつ？ベストな時間帯やマナーを解説
営業職や顧客と直接やりとりされているビジネスパーソンの中には、取引先の企業に電話をかけてよい時間帯がわからずに不安を抱えている人も多いのではないでしょうか。
一般的には、始業時やお昼休憩、終業時を除く、午前10時から午後4時の間のタイミングだといわれています。
この記事では、電話をかけてよい時間帯と、営業電話を避けるべき時間帯、電話をかける際のマナーや電話の流れをそれぞれ詳しく解説します。
企業に電話をかけてもよい時間帯はいつからいつ？
前述のとおり、取引先の企業に電話をかけてもよい時間帯は、就業時間（一般的な企業であれば午前9時から午後6時）の間の始業時・お昼休憩・終業時を除く時間帯が望ましいといわれています。
もし、就業時間が一般の企業と異なる場合は、電話をかけてもよい時間帯も異なる可能性があります。
電話をかける際は、事前に先方のWebサイトから就業時間を確認するとよいでしょう。会社案内・会社概要ページやお問い合わせの電話番号が記載されている箇所に就業時間も記載されていることが多いです。
注意するべきなのは、時間帯だけではありません。曜日にも注意する必要があります。例えば、土日が休みの企業は、月曜日や週終わりの金曜日に業務が忙しくなることがあります。そのような企業へ電話をかける場合は、先方に負担がかからない曜日や時間帯を選ぶと親切です。
営業電話をかけるのに適切な時間帯は？
先ほど述べた電話をかけてよい時間帯は、顧客やすでに取引がある企業についてです。ここでは、営業電話をかけるのに適した時間帯についてお伝えします。
営業電話をかける際にも、基本的なマナーとして電話をかける時間帯を考える必要があります。時間帯やタイミングを間違えてしまうと相手に負担をかけるだけでなく、印象が悪くなる恐れがあります。
営業電話をかけるのに適切な時間帯について、法人営業と個人営業に分けてそれぞれ解説します。
法人営業の場合
法人に営業の電話をかける場合の適切な時間帯は営業時間となります。営業時間外に電話をかける際は、前もって許可を得ていなければ失礼にあたるので注意しましょう。
自身が営業電話を受け取る側だったときのことを考えてみるといかがでしょうか。営業時間外に営業電話の対応をしたくないでしょうし、営業時間外に営業対応を求められると配慮の欠けた行為に感じるでしょう。
法人営業を行う場合も、先方の営業時間を把握する必要があります。
営業電話に最適な時間帯(法人)
法人への営業電話で、相手の負担が少なく、効果的な電話となりやすい時間帯は以下のとおりです。
午前中の早い時間帯
午前中の始業時を外した早い時間帯は、午前の打ち合わせが終わって一息つく時間があることが多く、午前中に外出の予定を入れている人は少ないため、始業時を外した午前中の早い時間帯は営業電話に適しているといえます。
一度、午前中の早い時間帯に電話をかけてみましょう。担当者が不在の場合には、担当者が戻る時間帯を教えてもらうと、次のアクションにもつながります。
夕方の時間帯
午前中の早い時間帯に続き、適しているのは夕方です。夕方の時間帯は、外出していた担当者が戻ってくることが多く、終業間近でなければ、外回りを終えている担当者に落ち着いて話を聞いてもらえる可能性が高いです。
個人営業の場合
個人営業で電話をかける場合は、午前8時から午後9時の時間帯が適切な時間帯といわれています。一般的には、午後9時以降はプライベートな時間として仕事を離れてリラックスする時間帯、午前8時以前は午前中の支度のため忙しい時間帯と考えられます。
法人営業と比較して時間帯は長くなりますが、個人の場合も、もちろんですが適切な時間帯を選ばずに電話をかけてしまうと、取り合ってもらえない可能性がとても高く、お互いに時間を無駄にする恐れがあります。
営業電話に最適な時間帯(個人)
個人への営業電話で、相手の負担が少なく、効果的な電話となりやすい時間帯は以下のとおりです。
平日の終業時間後
個人営業の場合は、電話の相手が企業に勤めている場合は、午後5時から午後7時ごろが適切だといえます。
日中の勤務時間であれば、私用の電話に出づらく、午後7時以降となるとプライベートな時間となります。仕事を離れてリラックスしている時間帯の営業電話は不快に感じる人が大半なので気をつける必要があります。
先方が電話を受け取りやすい時間帯をこちらで調整するのが配慮ある行為だといえます.
電話を避けるべき時間帯は？(営業も同様)
企業への電話は、就業時間内にかけるのがマナーです。しかし、就業時間内であればいつ電話をしてもよいわけではありません。先方が落ち着いて対応できない、バタバタと忙しいといった場合は電話をかけるべきではないといえます。
前述でも少しお伝えしていますが、電話を避けたほうがよい時間帯を理由と共にまとめました。顧客や取引先への電話だけでなく。営業電話をかける際も同じことがいえますので、ぜひ一度確認してみてください。
始業時より前の時間帯
仕事が始まる前の時間帯は、1日の業務の準備をする時間となるため、メールチェックやスケジュールの確認をしていることが多いと考えられます。電話をかけてしまうと先方の大切な準備を妨げることになります。
また、終業時ギリギリに出社する人もいるので、電話をかけてもつながらず、二度手間となる可能性もあります。
始業から30分以内の時間帯
始業してから30分以内は、一般的に朝礼や打ち合わせが行われるので電話をかけるべきではないといえます。非常に慌ただしい時間帯となるので、電話をかけたとしてもつながらない可能性があり、もし受け取ってもらえたとしても朝礼や打ち合わせを中断して対応してもらうことになるので、先方に迷惑をかける恐れがあります。
昼休みの時間帯
電話を避けるべき時間帯はいくつもありますが、その中でも特に電話を避けるべき時間帯がお昼休みです。一般的な企業の場合、正午から午後2時の間に1時間の昼休憩があります。
昼ごはんを食べたり、業務のリフレッシュをしたりするための貴重な時間となり、人によってはオフィスから出ていることもあります。
そのため、電話をかけたとしても、担当者が外出しており、対応できない恐れがあるため、避けるべきです。食事中に電話がかかってくると、落ち着いて食事ができないので不愉快な気持ちを抱かせてしまうかもしれません。
電話の内容によっては、話が長引く可能性もあるので、昼休憩が始まるであろう正午あたりに電話を控えるのも電話をかける際のマナーといえます。
終業30分前の時間帯
終業30分前の時間帯に電話をするのは控えましょう。就業する前は電話が比較的つながりやすいといわれていますが、仕事のラストスパートや1日の業務報告を行う時間帯なので忙しい場合が多いです。
人によっては、終業間際となるとパソコンの電源を落として、帰る支度を始めている場合もあります。そのようなタイミングで電話がかかってきたとすると、パソコンを再起動して、用件を聞くことになるので、先方の迷惑となる恐れがあります。
先方は終業時間を確認しながら、電話対応することになるため、落ち着いて用件を聞いてもらえないこともあるので気をつけましょう。
就業後の時間帯
就業時間を過ぎた後は、先方の職種によっては電話がつながりやすいことがありますが、業務時間外となるので、電話をかけないほうが無難です。
電話をかけて、先方が出たとしても常識がないという悪い印象を与えてしまう可能性が高いです。
就業時間を過ぎると電話対応しない、留守番電話に切り替わる企業もあるため、翌日に電話するようにしましょう。
避けるべき時間帯にどうしても電話する必要がある場合
ビジネスにおいて緊急の連絡が必要な場合は、電話を避けるべき時間帯にもやむを得ず電話をかけても問題ありません。
緊急性が高く、早急に連絡しなければいけない場合は、「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えて、用件を簡潔に伝えましょう。
また、緊急性がそこまで高くない場合は、電話をかける前にメールやメッセージで連絡を入れましょう。電話対応してもらえる時間帯を伺い、その時間帯に電話で用件を伝えるといった相手の立場を考えられる行動が大切です。
電話をかける際のマナーと準備
企業に電話をかける際に注意するべき点は時間帯だけではありません。電話をかける前の準備を整えたり、言葉遣いに気をつけたり、担当者が不在だったときの対応も確認しましょう。
電話をかける際に注意したいマナーと準備についての主なポイントは以下のとおりです。
電話をかけるとき
企業に電話をかけるときには、自分が会社の代表として電話をかけるという意識を持つとよいです。そのような意識を持つと先方に対して失礼のない行動を取れるでしょう。
電話をかける際に失礼にあたる行為は以下となります。
- 非通知でかける
- かけ続けない
- 声が聞き取りにくい（はっきり話さない）
- 企業名や名前を省略する
非通知で電話をかけてしまうと相手に不信感を抱かせてしまい、電話に出てもらえない可能性が高まります。
また、コールを何度鳴らしても電話に出ない場合は、先方が忙しい時間帯だと考えられるため、最長でも10回コールがなる前に切りましょう。つながらない場合は、しばらく時間を置いてから改めてかけるようにしましょう。
電話に不慣れな人に多いのですが、電話で話す際に緊張して早口になってしまうことがあります。相手に伝わりやすいように話すスピードと音量を意識することが重要です。
最後に、企業名や名前は正式名称を伝えましょう。省略することで先方に誤認識されることにつながります。
電話をかける前の準備
相手に電話をかける前に準備する項目は以下となります。
- 電話をかける場所は落ち着いて話せる場所か聞き取りやすい場所
- メモが取れるか
- 伝える用件は整理できているか
- 留守（担当者不在）の場合を想定できているか
自分が電話をかける場所が、落ち着いて話せる場所ではない場合は、まずは環境を整えましょう。周りの騒音を気にせず話せる場所に移動するとよいでしょう。
用件を伝える際にはメモと筆記用具を用意しておくと話した内容・聞いた内容を忘れることはありません。
伝える用件を整理しておくことは基本ですが、留守番電話や担当者不在の場合も想定しておけば、スムーズに電話対応することができます。
時間帯と共に理解するべき企業への電話の流れ
企業へ電話をかける際の手順は一度覚えるとさまざまなビジネスシーンで使用することができます。以下で電話をかける際の手順を詳しく解説します。
電話に出たら一言添える
あいさつはビジネスの基本ですから、電話をかけて先方が出たら、「お忙しいところ恐れ入ります」と一言添えてから企業名と名前を名乗りましょう。
電話をかけることに慣れてきたら、午前や午後など時間帯によって、「朝早くから恐れ入ります」や「夜分遅くに失礼いたします」など、添える言葉の使い分けを考えるとよいでしょう。
企業名と名前を名乗る
あいさつの後は、自分の企業名と名前を名乗り、話したい相手がいるか確認しましょう。もし、直接担当者につながらなかった場合は、担当者に代わってもらったタイミングでもう一度、企業名と名前を伝えます。
用件を簡潔に伝える
担当者にスムーズにつないでもらうためには、伝える内容が重要です。先方が電話に出たらすぐに用件の本題を話し始めるのではなく、「〇〇の件でご連絡させていただきました」と電話をかけた目的をはじめに伝えましょう。
電話に出た相手が担当者ではない場合もあるため、適切な相手と話すためにも何のために電話をしたのか用件を伝えることは重要です。
担当者が所属部署や名前を名乗ってくれた場合は、メモを取ることを忘れないようにしましょう。もし、名乗ってくれない場合は、こちらから尋ねましょう。
担当者に用件を伝えるのに時間がかかる場合は、先に相手の時間の都合を確認するために「お時間〇分ほどよろしいでしょうか」と尋ねましょう。もし、先方が時間に都合をつけることができない場合は、都合のつく時間帯を聞き、日時を改めます。
用件を伝える際に、会話の中で約束事が発生した場合は、日時や場所を間違わないために必ず復唱して確認することを忘れないでください。
電話は自分から切らない
用件を伝え終わり、電話を切る際は、相手が切るのを確認してから自分の電話を切るようにします。相手より先に切ってしまわないよう気をつけましょう。
電話をかけた際に、担当者が不在の場合があります。その場合は、担当者が対応できる時間帯を聞き、折り返します。戻ってくる時間帯がわからない場合は、用件を簡潔に伝えて、折り返しの電話をしてもらうよう伝言を頼みましょう。
電話以外の連絡手段も利用する
電話をかける以外にも連絡手段はいくつもあります。用件を伝える方法は電話だけというわけではないため、先方の状況などを考慮して、最適なコミュニケーションツールを選択して連絡を取ることが重要です。
まとめ
電話は、業務連絡や営業する際に効果的な手段でビジネスには欠かせないものです。簡単に使用することができるので、業務効率を下げてしまう恐れもあるため、電話をかけるのに適切な時間帯やマナー、注意点を押さえておくとよいでしょう。
上記でお伝えした電話をかけてよい時間帯と、営業電話を避けるべき時間帯、電話をかける際のマナーや電話の流れを身につけると、日々の業務の生産性を向上させることもできるでしょう。小さなことですが、このような普段見えないところから取り組むことが大切です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
