Outlookのアドレス帳に登録する方法は？アドレス帳の活用法も解説！

Outlookのアドレス帳とは？

Outlookのアドレス帳は、電子メールやスケジュールを管理するための重要なツールです。アドレス帳には、個人または会社の名前、電話番号、メールアドレス、住所などの情報を保存できます。これらの情報は、Outlookでメールを作成したり、スケジュールを共有したりする際に便利です。

Outlookのアドレス帳に連絡先を登録する方法

基本的な登録方法

Outlookのアドレス帳への連絡先の登録方法は、以下のとおりです。

• Outlookを開きます。
• [アドレス帳]をクリックします。
• [新規追加]をクリックします。
• [連絡先情報]タブで、氏名、メールアドレス、電話番号、住所などを入力します。
• [詳細情報]タブで、その他の情報を入力します。
• [保存]をクリックします。

連絡先に情報を追加する方法

既存の連絡先に情報を追加する方法は、以下のとおりです。

• Outlookを開きます。
• [アドレス帳]をクリックします。
• 追加情報を入力したい連絡先を選択します。
• [編集]をクリックします。
• [詳細情報]タブで、情報を追加または変更します。
• [保存]をクリックします。

連絡先をグループに分類する方法

• Outlookを開きます。
• [アドレス帳]をクリックします。
• [新しいグループ]をクリックします。
• グループの名前を入力します。
• グループに追加する連絡先を選択し、[グループに追加]をクリックします。
• [保存]をクリックします。

アドレス帳に登録した連絡先の編集方法

アドレス帳に登録してある連絡先を編集する方法は、以下のとおりです。

• Outlookを開きます。
• [アドレス帳]をクリックします。
• 編集したい連絡先を選択します。
• [編集]をクリックします。
• 情報を編集します。
• [保存]をクリックします。

アドレス帳に登録した連絡先を削除する方法

アドレス帳に登録してある連絡先を削除する方法は、以下のとおりです。

• Outlookを開きます。
• [アドレス帳]をクリックします。
• 削除したい連絡先を選択します。
• [削除]をクリックします。
• [はい]をクリックして確認します。

Outlookのアドレス帳を使ったメールの送信方法

アドレス帳からメールアドレスを選択する方法

Outlookのアドレス帳に登録された連絡先を利用することで、メールを送信する際にアドレスを手入力する手間を省くことができます。アドレス帳からアドレスを選択する方法について説明します。

【手順】

• 新規メール作成画面を開く Outlookのホーム画面から、「新規メール」をクリックします。
• 宛先の入力欄にアドレス帳から選択したいアドレスを入力する 「宛先」欄に、アドレス帳から選択したい連絡先の名前を入力します。すると、自動的に候補が表示されます。
• アドレス帳から選択する 候補からアドレス帳の連絡先を選択するには、マウスを候補の中から選択したいアドレスに合わせ、左クリックします。
• 連絡先が自動的に入力される アドレスを選択すると、自動的にメールアドレスが入力されます。

注意点

アドレス帳に登録されていないアドレスや、誤ったアドレスを入力すると、メールが届かない可能性があります。

アドレス帳から選択する場合でも、送信前に一度確認することをおすすめします。

複数のアドレスに一斉送信する方法

Outlookを利用して、同じ内容のメールを複数のアドレスに一斉送信することができます。複数のアドレスに一斉送信する方法について説明します。

手順

• 新規メール作成画面を開く Outlookのホーム画面から、「新規メール」をクリックします。
• 「宛先」欄に複数のアドレスを入力する 「宛先」欄に、複数のアドレスをカンマ区切りで入力します。
• メールの内容を入力する 「件名」と「本文」を入力します。
• 一斉送信する メールの内容を入力し終わったら、「送信」ボタンをクリックして、一斉送信し

注意点

大量のメールを一斉送信する場合、受信者から迷惑がかかる可能性があります。必要以上に送信しないように注意しましょう。

アドレスの入力ミスにより、誤ったアドレス宛てにメールが送信されてしまうことがあります。そのため、送信前にアドレスを再度確認するようにしましょう。

また、セキュリティ上の理由から、不特定多数の受信者に向けたメールの送信は避け、BCC（ブラインドカーボンコピー）を使用することが望ましいです。BCCを使用することで、受信者同士のメールアドレスを知ることができなくなり、個人情報保護にも繋がります。

Outlookのアドレス帳を使ったスケジュールの管理方法

アドレス帳から招待状を送信する方法

Outlookのアドレス帳から、カレンダーにイベントを追加し、招待状を送信することができます。具体的な手順は以下の通りです。

• Outlookを起動し、カレンダーを開きます。
• カレンダーに追加したい予定の時間帯を選択し、新しい予定を作成します。
• 予定の詳細を入力し、[参加者]フィールドに参加者のメールアドレスを入力します。
• [参加者のスケジュールを確認]をクリックして、参加者のスケジュールを確認できます。
• [送信]をクリックして、参加者に招待状を送信します。

連絡先の誕生日や記念日をカレンダーに登録する方法

Outlookのアドレス帳に登録された連絡先の誕生日や記念日を、カレンダーに自動的に表示することができます。具体的な手順は以下の通りです。

• Outlookを起動し、カレンダーを開きます。
• [ホーム]タブから[新しい項目]をクリックし、[新しいカレンダー項目]を選択します。
• [タイトル]フィールドに、イベントのタイトルを入力します。
• [開始]フィールドと[終了]フィールドに、イベントの日時を入力します。
• [リマインダー]フィールドに、通知を受け取りたいタイミングを設定します。
• [繰り返しパターン]をクリックし、[年次]を選択します。
• [開始日]と[終了日]を、年次イベントが発生する期間に設定します。
• [参加者]フィールドに、誕生日や記念日の祝福を送る相手のメールアドレスを入力します。
• [OK]をクリックして、イベントを登録します。

アドレス帳のバックアップと復元方法

アドレス帳のバックアップの取り方

Outlookのアドレス帳をバックアップする方法は、以下の通りです。

• Outlookを起動します。
• [ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択します。
• [インポートとエクスポートウィンドウ]が開くので、[エクスポート]をクリックします。
• [エクスポートウィザード]が開くので、[ファイルにエクスポートするものの選択]を選びます。
• [次へ]をクリックし、[Outlookデータファイル(.pst)]を選択します。
• バックアップしたいアドレス帳を選択し、[次へ]をクリックします。
• 保存する場所とファイル名を指定し、[完了]をクリックします。

アドレス帳を復元する方法

Outlookのアドレス帳を復元する方法は、以下の通りです。

• Outlookを起動します。
• [ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択します。
• [インポートとエクスポートウィンドウ]が開くので、[インポート]をクリックします。
• [インポートウィザード]が開くので、[ファイルからのインポート]を選択します。
• [次へ]をクリックし、[Outlookデータファイル(.pst)]を選択します。
• 復元したいバックアップファイルを選択し、[次へ]をクリックします。
• 復元するフォルダーを選択し、[完了]をクリックします。

アドレス帳の移行方法

別のPCやスマホにアドレス帳を移行する方法

Outlookのアドレス帳を別のPCやスマホに移行する方法を以下に説明します。

PCに移行する場合

• 移行元のPCでOutlookを開き、[ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択します。
• [エクスポート]を選択し、[エクスポートウィザード]が表示されたら、[次へ]をクリックします。
• [ファイル形式の選択]で[Outlookデータファイル(.pst)]を選択し、[次へ]をクリックします。
• 移行したいフォルダを選択し、[次へ]をクリックします。
• 保存先のパスワードを設定し、[完了]をクリックします。

移行先のPCでOutlookを開き、以下の手順でアドレス帳をインポートします。

• [ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択します。
• [インポート]を選択し、[インポートウィザード]が表示されたら、[次へ]をクリックします。
• [ファイル形式の選択]で[Outlookデータファイル(.pst)]を選択し、[次へ]をクリックします。
• 移行したいフォルダを選択し、[次へ]をクリックします。
• ファイルの重複に関する設定を行い、[完了]をクリックします。

スマホに移行する場合

• 移行元のPCでOutlookを開き、[ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択します。
• [エクスポート]を選択し、[エクスポートウィザード]が表示されたら、[次へ]をクリックします。
• [ファイル形式の選択]で[Outlookデータファイル(.pst)]を選択し、[次へ]をクリックします。
• 移行したいフォルダを選択し、[次へ]をクリックします。
• 保存先のパスワードを設定し、[完了]をクリックします。

移行先のスマホでOutlookを開き、以下の手順でアドレス帳をインポートします。

• Outlookアプリを開きます。
• [設定]を選択し、[アプリ設定]から[インポートとエクスポート]を選択します。
• [Outlookアプリ]を選択し、[ファイルをインポート]を選択します。
• [Outlookデータファイル(.pst)]を選択し、[次へ]をクリックします。
• 移行したいフォルダを選択し、[次へ]をクリックします。
• インポートするファイルを選択し、[インポート]をクリックします。

以上の手順で、Outlookのアドレス帳を別のPCやスマホに移行することができます。

ただし、移行元と移行先のOutlookのバージョンが異なる場合は、移行できない場合があるので注意が必要です。また、データを移行する前に、バックアップを取っておくことをおすすめします。

 よくあるアドレス帳のトラブル

アドレス帳が表示されない場合の対処法

Outlookでアドレス帳が表示されない場合は、以下の対処法を試すことができます。

• アドレス帳を再起動する
  Outlookを再起動してみてください。アドレス帳が正しく読み込まれる可能性があります。
• アドレス帳の表示設定を確認する
  Outlookのメイン画面で、[連絡先]をクリックし、[表示]タブをクリックします。[アドレス帳]を選択して、アドレス帳が正しく表示されているか確認してください。
• アドレス帳のファイルが破損している
  アドレス帳ファイルが破損している可能性があります。Outlookの[ファイル]タブをクリックし、[アカウント設定]から[アカウント設定]を選択します。[データファイル]タブをクリックして、破損している可能性のあるアドレス帳ファイルを選択し、[修復]をクリックしてください。

アドレス帳のデータが消えてしまった場合の対処法

Outlookのアドレス帳のデータが消えてしまった場合、以下の対処法を試すことができます。

• 前回のバックアップからデータを復元する
  Outlookのアドレス帳のバックアップがある場合は、前回のバックアップからデータを復元することができます。Outlookの[ファイル]タブから[インポートとエクスポート]を選択し、[インポート/エクスポートウィザード]を開きます。[ファイルからインポートする]を選択し、バックアップファイルを選択してください。
• クラウドサービスからデータを復元する
  Outlookのアドレス帳をクラウドサービスにバックアップしている場合は、クラウドサービスからデータを復元することができます。
• データ復旧ソフトを利用する
  データ復旧ソフトを利用することで、削除したアドレス帳データを復元することができる場合があります。しかし、復旧率は保証されていませんので、注意が必要です。

まとめ

Outlookを利用すると、仕事やプライベートでのコミュニケーションを効率的に行うことができます。アドレス帳の登録や管理については、最初は少し手間がかかるかもしれませんが、一度登録してしまえば、その後は大きな手間をかけずに利用することができます。

また、アドレス帳を正しく管理することで、メールのやり取りにおいてもスムーズなコミュニケーションが可能になります。

ただし、アドレス帳に関するトラブルも発生する可能性があります。アドレス帳が表示されない場合やデータが消えてしまった場合には、焦らずに対処することが大切です。

加えて、PCからスマホへのアドレス帳の移行も、手順を確認してから行うことが必要です。Outlookのアドレス帳を正しく管理し、移行に対する知識を持っていることで、快適なコミュニケーション環境を構築することができます。