PC管理の重要性とリスク、おすすめツールと導入方法 | IT資産管理とセキュリティ対策

最近では、ビジネスのデジタル化が進んでいるため、会社内で多くのパソコンを管理するケースが増えています。しかし、この管理作業には手間と時間がかかってしまいます。そこで、パソコンの管理を効率的に行う方法とおすすめの管理ソフトを紹介します。

PC管理の基礎知識

オフィス業務において、今やパソコンは不可欠な存在です。顧客データや取引先との議事録、会計・監査情報など、重要なデータは会社のパソコンで管理されています。

企業は、所有するパソコンを適切に管理する必要があります。大量のパソコンを保有している企業もあり、その管理方法は重要な課題となっています。

パソコン管理とは、企業が所有するパソコンを管理することです。社内で使用するパソコンの管理には、ライセンスや情報、OSのバージョンなどのハードウェア管理だけでなく、業務用ソフトウェアやツールなどのソフトウェア管理も含まれます。パソコン管理にはさまざまな業務が関わっており、その多岐にわたる点も課題です。

なぜパソコン管理が必要なのか？

なぜパソコン管理が必要なのでしょうか？90年代にはパソコンは高価であり、企業が複数のパソコンを所有することはめったにありませんでした。しかし現在では、1人の社員につき1台のパソコンが当たり前となっています。そのため、企業内でパソコン管理が重要視されるようになったのです。

パソコン管理が重要視される理由としては、台帳上の管理と実際の管理にずれが生じる可能性があることが挙げられます。台帳に記載されているパソコンの情報と実際の状況が一致していない場合、古いパソコンが放置されたり、入れ替えやアップデートが適切に行われなかったりすることがあります。

また、パソコンを適切に管理しないと、セキュリティソフトやアップデートの更新漏れなど、人為的なミスが発生しやすくなります。最新のセキュリティ対策が施されていても、古いパソコンが存在するだけで、ウイルス感染や社内情報の漏えいなどの問題が生じる可能性があります。

こうしたトラブルを防ぐためにも、パソコン管理は業務上不可欠と考えられています。

不完全なPC管理のリスク

現在、企業にとってPC管理は必要不可欠な業務となっています。しかし、複雑な作業であるため、完全に行われないことがあります。不完全なPC管理には、以下のようなリスクが存在します。

不正コピーによる多額の損害賠償請求

ソフトウェアは著作権で保護されており、不正コピーは違法です。もし不正行為が発覚すれば、企業には膨大な損害賠償請求が発生します。額によっては数千万円から数億円にも上ることもあります。このような問題は企業の存続にも関わる重大なものとなります。

コストの無駄遣い

徹底的なPC管理が行われていないと、本来必要のないPCを購入してしまったり、不必要なソフトウェアライセンスを取得してしまうことがあります。また、PCやソフトウェアのリプレースのタイミングを誤ると、適切な予算計画が立てられなくなります。

セキュリティの低下

現場任せのウイルス対策では限界があります。最新のセキュリティパッチが適用されていない場合、ウイルス感染のリスクが高まります。不十分な管理では、ゲームやファイル交換ソフトなど、セキュリティ上の危険性のあるソフトウェアのインストールを防ぐことも難しくなります。一度企業内にウイルスが侵入すると、他のPCにも広がり、機密情報の漏洩につながる可能性があります。

以上が、不完全なPC管理によるリスクの例です。これらのリスクを避けるためには、徹底的なPC管理が重要です。

PC管理の基本項目

パソコンを適切に管理するためには、いくつかの基本的な項目に注意する必要があります。以下では、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

資産管理

大型設備や機械のように、PCも台帳を使って管理されるべき資産です。PCはIT資産として扱われます。
IT資産にはWi-FiやLANケーブル、スマートフォン、複合機、IP電話、支援ソフト、ライセンスなど、企業が持つIT関連の資産が含まれます。PCももちろんIT資産として管理されるべきものです。

PC管理では、PCを会社の固定資産として台帳に記録し、廃棄するまでの経緯を記録しておきます。つまり、PCを会社の資産として適切に管理することが重要な項目です。

インベントリ管理

「インベントリ(Inventory)」とは、「目録」や「保有資産」を意味します。PC管理においては、資産台帳に掲載するためのインベントリ情報を収集することが重要です。

CPUやメモリの性能、OSのバージョン、インストールされているソフトウェアなど、PCの細かな情報を管理することを指します。変更があった場合は、台帳に記録して現在のPCの正確な状態を把握できるようにします。

ライセンス管理

サブスクリプション型のソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンスを利用している場合もあります。ライセンス管理は、PC管理の重要な項目の一つです。

ライセンス管理では、ソフトウェア導入時に一括で支払う場合や、定期的な支払いが発生する場合があります。適切なライセンス管理を行わなければ、使用していないPCのライセンス料を無駄に支払ったり、ライセンスの期限が切れているにもかかわらずソフトウェアが使用できなくなるトラブルが生じる可能性があります。

ライセンス管理を適切に行うことで、日常のPC業務をスムーズに行うことが可能になります。

セキュリティ管理

PC管理では、セキュリティ管理も重要な項目です。パスワードの定期変更やアンチウイルスソフトの導入、ファイアウォールの設定など、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

不正アクセスやデータ漏洩などのセキュリティ上のリスクを最小限に抑えるため、定期的なセキュリティチェックや社内のセキュリティポリシーの徹底も重要です。

バックアップ管理

大切なデータの損失を防ぐためには、バックアップ管理が欠かせません。定期的にデータのバックアップを取り、必要な場合には復元できる状態を維持することが重要です。

バックアップの頻度や保存場所、バックアップデータのテスト復元など、バックアップ管理に関するポリシーや手順を策定し、適切に実施することが必要です。

インシデント管理

トラブルや故障などのインシデントが発生した場合、迅速かつ適切に対応するためのインシデント管理が必要です。インシデント発生時の報告・記録、適切な対応策の立案と実施、原因の分析と予防策の策定などが含まれます。

正確な情報の共有やチーム間のコミュニケーションを確保し、インシデントの早期解決と再発防止に努めることが重要です。

以上が、PC管理における基本項目です。これらの項目を適切に管理することで、パソコンの運用・保守・セキュリティを確保し、効率的な業務運営を実現することができます。

PC管理は管理ソフトを使用すべし

現在では、専用のソフトウェアを使ったPC管理が一般的になってきました。以前は多くの企業が紙やExcelを使用して管理していましたが、PCやソフトウェアの数が増えると手作業では対応が困難になります。

手作業では、個人が申請してメモリの増強やソフトウェアのインストールを行うため、管理者は現場を確認できなくなります。台帳作成やインベントリ収集にも時間がかかり、正確なライセンス管理も困難になります。人員を増やして台帳を作成しても、忙しさの中で管理が疎かになる傾向があります。正確な情報が記録された台帳でなければ意味がありません。また、個人の申告に頼る手法もありますが、社員のスキルにはばらつきがあるため、正確な管理は困難です。

PC管理の対象はハードディスク、CPU、メモリ、ソフトウェア、ライセンスなど、非常に多くなり、頻繁に変化します。数台のPCでも、手作業による管理では完全な管理を実現することはできず、大きなリスクを抱えることになります。

そこで、PC管理ソフトウェアが登場しました。これはPC管理の課題を解決するために開発されたもので、台帳作成や更新、インベントリ収集、ライセンス管理などを自動化します。

かつては大企業向けの高価な製品でしたが、2000年代から中堅・中小企業向けの製品も広く提供されるようになり、手軽に導入できるようになりました。PC管理ソフトウェアの利点は、運用管理の負担軽減だけでなく、ボリュームライセンスを活用することで効率的にソフトウェアを購入できることです。これにより、コスト削減にも大きく貢献します。

さらに、情報漏洩が大きな社会問題となり、個人情報保護法やJ-SOX（日本版SOX法）の施行などが行われました。PC管理ソフトウェアはセキュリティ強化の支援役割も果たすようになりました。禁止ソフト制限やログ管理などの機能が重要視されるようになり、コンプライアンスの順守にも不可欠な存在となりました。

つまり、PC管理ソフトウェアはPC管理の課題を解決し、確実かつ効率的な管理を実現するツールです。手作業では限界があり、リスクが高まりますが、PC管理ソフトウェアを活用することで、台帳作成やインベントリ収集、ライセンス管理などの業務を自動化できます。

また、PC管理ソフトウェアは大企業だけでなく、中堅・中小企業にも利用が広がっています。手頃な価格で入手できるようになり、運用管理の負担軽減やコスト削減に貢献しています。

PC管理は、手作業では限界があります。PCやソフトウェアの増加に伴い、正確かつ効率的な管理が求められます。そのためには、専用のPC管理ソフトウェアを活用することが重要です。PC管理ソフトウェアは、台帳作成や更新、インベントリ収集、ライセンス管理などを自動化し、PC管理を確実かつ効率的に行うためのツールです。手作業による管理ではリスクが高まりますが、PC管理ソフトウェアを活用することで、適切な管理が可能となります。

PC管理ソフトの選び方

現在、管理ソフトウェアには無料や有料、オールマイティなものから一分野に特化したものまで、さまざまな種類が存在します。では、自社に最適な管理ソフトウェアを選ぶ際には、どのようなポイントに注目すべきでしょうか。

必要な機能が揃っているか

まずは、自社が必要とする機能がソフトウェアに備わっているかを確認しましょう。基本的な管理項目はもちろんのこと、業種によっては特定の機能が求められることもあります。例えば、労務管理やログの管理、リモートコントロール、ワークフローなどです。自社の必要な機能がソフトウェアに含まれているかどうかを確認しましょう。また、自社の事業規模に合わせて、管理対象のPCの台数や管理できる期間・容量などの規模にも注目しましょう。

セキュリティ

ソフトウェアのセキュリティ機能にも注意を払いましょう。基本的な不正アクセスやインストール対策はもちろんのこと、PCのセキュリティ情報や社員のログを監視できる機能も重要です。セキュリティ機能が不十分だと、データの漏洩や不正アクセスといったリスクを抱えることになります。安全な管理を実現するために、ソフトウェアのセキュリティにも注目しましょう。

対応するOSやデバイス

PC管理といっても、一つのソフトウェアを使用して複数のデバイスを管理できる方が便利です。Windowsだけでなく、Macなど他のデバイスにも対応しているソフトウェアを選びましょう。また、会社のデータベースと連携できるか、既存のツールとの互換性があるかなど、拡張性と連携の面でも検討しましょう。

ユーザビリティとカスタマーサポート

管理ソフトウェアの使いやすさも重要な要素です。直感的な操作性や使いやすいインターフェースがあるかどうかを確認しましょう。また、サポート体制も重要です。万が一のトラブルや疑問が生じた際に、適切なカスタマーサポートが提供されるかどうかを確認しましょう。迅速かつ丁寧なサポートは、問題解決や円滑な運用に大いに役立ちます。

評価とレビュー

他のユーザーの評価やレビューを参考にすることも重要です。同様の業種や規模を持つ企業がどの管理ソフトウェアを選んでいるのかを調査し、その評判や意見を確認しましょう。ユーザーのフィードバックは実際の利用体験から得られる貴重な情報です。

コストとコスト効率

最後に、管理ソフトウェアのコストとコスト効率を考慮しましょう。無料のソフトウェアもありますが、機能やサポートに制約がある場合もあります。有料のソフトウェアを選ぶ場合は、その価格が自社の予算に適しているかどうかを確認しましょう。また、機能や効率性に対するコスト効果も考慮して、長期的な視点での投資価値を判断しましょう。

以上が、管理ソフトウェアを選ぶ際に考慮すべきポイントです。必要な機能、セキュリティ、対応するOSやデバイス、ユーザビリティ、カスタマーサポート、評価とレビュー、コストとコスト効率などをバランス良く考慮し、自社に最適な管理ソフトウェアを選ぶことが重要です。

PC管理におすすめのIT資産管理ツール

以下は、PC管理に詳しくない人向けによりわかりやすく書き直したIT資産管理ツールの紹介文です。

iTAssetEye（アイティアセットアイ）

NTTテクノクロスが開発した、IT資産の管理ツールです。PCや周辺機器、モバイル機器など、すべてのIT資産を一元管理できます。台帳の更新や承認、証跡の管理など、内部の統制を強化する機能があります。PCの不正利用や契約期限切れなどのリスクを自動的に検知し、管理作業の負担を軽減します。

SS1（エスエスワン）

ディー・オー・エスが提供するIT資産管理ツールです。ソフトウェアライセンスの管理や情報漏洩対策など、さまざまな課題に対応できます。直感的なインターフェースで操作が簡単であり、導入前から導入後まで専門スタッフがサポートしてくれるので安心です。

SKYSEA Client View（スカイシークライアントビュー）

SKY株式会社が提供するIT資産管理ツールで、1,000万を超えるクライアントで利用されています。セキュリティ対策に力を入れており、アクセス制限やログ管理、サーバー監視などの機能を備えています。許可されていないアプリやインストールに対してアラートが表示されるなど、安全管理に役立ちます。

Freshservice（フレッシュサービス）

Freshserviceは、Freshworksが提供するIT資産管理ツールです。資産のライフサイクルをひとつの画面で簡単に追跡できるため、資産管理が簡単で正確な情報を入手できます。過去から現在までの資産の変化をトラッキングし、ライセンス管理なども有効期限やアップデートを正確に把握することができます。漏れを防ぐこともできます。

ITIL（ITインフラストラクチャライブラリ）に準拠した高機能の管理が可能で、クラウドベースのサービスなのでソフトウェアのアップデートなどの手間もありません。業務効率化に役立つおすすめのツールです。

AssetView（アセットビュー）

ハンモックが提供するIT統合管理ツールで、クライアントPCの情報収集だけでなく、設定の制御やウイルス対策なども行えます。必要な機能やサービスだけを選んで購入できるため、費用を最小限に抑えられます。さらに、サーバーを統合し、管理ツールやサポート窓口を一本化することで、効率的な運用が可能です。

以上がおすすめのIT資産管理ツールの紹介です。

ゼロからPC管理を導入するポイント

ゼロからPC管理を導入する手順を簡単に説明します。

IT資産管理・情報資産管理の導入

「AssetView」といった専用のソフトウェアを導入しましょう。紙やExcelなどのアナログな管理方法ではなく、IT資産管理や情報資産管理が可能なツールを使います。これにより、目視チェックや個人の記憶に頼ることなく、確実に管理情報を把握できます。

ハードウェアの把握・管理

パソコンやプリンタ、マウス、キーボードなどのデバイスを管理しましょう。また、私物の使用やセキュリティの観点から、従業員の私物の使用状況も確認しましょう。

ソフトウェアの把握・管理

OSやソフトウェアのライセンス情報を把握・管理しましょう。従業員の私的なソフトウェアのインストールを制限し、企業が購入したソフトウェアの管理を行います。ライセンス情報の管理により、ソフトウェアの無駄な購入やデバイスの増加を防ぐことができます。

適切な権限の与え方

情報システム部やセキュリティ担当に適切な権限を与え、遠隔管理を行いましょう。ソフトウェアやハードウェアの管理、アップデート、物理的なパーツの管理などを一元的に管理することで、セキュリティを含めた統合的な管理が可能となります。

ゼロトラストの考え方の導入

ゼロトラストの考え方を取り入れましょう。すべてを信用せず、セキュリティを確保するために、ハードウェアやソフトウェアの把握と管理、認証などを段階的に実施します。個々の要素だけでなく、すべての要素を疑うことで、安全で信頼性の高いPC管理を実現します。

以上が、ゼロからPC管理を導入する手順です。

情シスやセキュリティ担当がいない場合にPC管理する方法

情報システム部やセキュリティ担当がいない場合にどうすべきか簡単に説明します。

IT資産管理・情報資産管理の導入

まずはIT資産管理・情報資産管理の仕組みを導入しましょう。アナログな方法ではなく、専用のソフトウェアやツールを使って管理を行います。ハードウェアやソフトウェアの把握・管理を進めることで、PC管理の基盤を構築します。

定期的にPCの確認作業を行う

PC管理を兼務する場合は、定期的にPCの確認作業を行いましょう。PCの購入や廃棄、ライセンスの更新など、必要な情報を適切に更新することが重要です。また、マニュアルを作成し、情報を共有することで引き継ぎがスムーズに行えるようにしましょう。

属人化を防ぐ

PC管理を担当する人には、権限とセキュリティを適切に与えながら、属人化を防ぐようにしましょう。複数人で管理を行い、業務の継続性を確保するために必要な対策です。

セキュリティ人材の雇用や育成を早めに検討

可能であれば、セキュリティ人材の雇用や育成を早い段階から検討しましょう。セキュリティの専門知識や経験がある人材を採用し、セキュリティ体制を強化します。また、複数人のセキュリティ担当者がお互いを監視できるようにし、透明性を高めることも重要です。

実店舗の防犯対策と同じように考える

PC管理やセキュリティは、実店舗の防犯対策と同じように考えましょう。パソコンへの認証やアクセス制限、セキュリティカメラの設置など、安全性を高めるための対策を実施しましょう。さらに、パスワードの定期的な変更やセキュリティソフトウェアの使用も重要です。

外部の専門業者やコンサルタントに相談する

情報システム部やセキュリティ担当がいない場合は、外部の専門業者やコンサルタントに相談することも考えましょう。彼らはPC管理やセキュリティに関する知識と経験を持っており、適切なアドバイスやサポートを提供してくれます。

定期的な社内教育や意識向上の取り組みを行う

PC管理とセキュリティは全従業員の関心事であるべきです。定期的な社内教育や意識向上の取り組みを行い、従業員にセキュリティ意識を高めるよう促しましょう。例えば、パスワードの強化や機密情報の取り扱い方法などを啓発することが重要です。

継続的な監視と改善を行う

PC管理とセキュリティは一度導入したら終わりではありません。継続的な監視と改善を行うことが重要です。定期的なセキュリティチェックや脆弱性のスキャン、不正アクセスの検知などを実施し、問題があれば適切な対策を講じるようにしましょう。

ゼロからPC管理とセキュリティ対策を導入する際は、まずは基本的な管理やセキュリティ対策から着手し、必要に応じて外部の専門家に相談することをおすすめします。従業員の協力と意識向上も不可欠ですので、情報共有や教育活動を通じて全体のセキュリティ意識を高めることを忘れずに取り組んでください。

システム的なPC管理とサイバー攻撃への対処との両立

PCを管理するシステムだけでなく、従業員のセキュリティ意識も重要です。セキュリティシステムが強固であっても、従業員がセキュリティに対する意識が低いと、問題が生じる可能性があります。従業員の操作ミスや私物化などによって、セキュリティが簡単に崩れてしまうことがあるのです。

具体的な対策として、以下のことに注意しましょう。まず、Webフィルタリングを導入して危険なサイトへのアクセスを制限し、不正な接続を遮断します。また、PC操作ログやWeb・メールの監視を行い、フィッシングメールやマルウェアの感染を防ぎます。これらの対策によって、心理的な詐欺やサイバー攻撃を検知し、防ぐことができます。

さらに、社内で明確なルールや規則を設け、従業員に周知徹底させることも重要です。従業員がセキュリティに関する知識を深め、ルールを守ることで、セキュリティインシデントの発生を減らすことができます。

また、セキュリティに対する技術的な取り組みを明示することも効果的です。監視や不正操作の検知、不正な接続の遮断などの技術があることを従業員に知らせることで、内部不正や私物化の抑止力となります。

しかし、セキュリティ対策において従業員に過度な負担をかけることは避けるべきです。セキュリティ対策は本業の邪魔にならないようにバランスを取る必要があります。利便性や生産性を損なわずに、セキュリティを強化する方法を検討しましょう。

まとめ

PC管理の重要性を理解し、適切な管理ソフトの導入や基本項目の実施は、企業に多くの利益をもたらします。リスクを最小限に抑え、効率的かつセキュアな環境を構築するために、IT資産管理ツールの活用や適切なPC管理手法の導入が必要です。ゼロから始める場合でも、資産や情報の管理、権限設定、セキュリティの強化などを行い、専門業者や教育プログラムのサポートも活用することが重要です。システム的な管理とサイバー攻撃対策を両立させることで、安全かつ効果的なPC管理が実現します。