メールの送受信ができない時の原因と対処法を解説
この記事では、パソコンでメールの送受信ができない方向けに、原因と対処法を解説します。
メールの送受信のトラブルを解消する際の注意点やおすすめの管理方法もあわせてお伝えします。
メールの送受信のトラブルや従業員からの問い合わせの対応に悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
メールの送受信ができない原因・対処法
メールの送受信ができない原因と対処法をパターン別に解説します。
自分のパソコンに起きている症状と合致しているか確認してみてください。
インターネットに接続されていない
メールの送受信ができない際は、まずはパソコンがインターネットに接続されているか確認してください。Wi-Fiを使ってインターネットに接続している場合は、一時的な不具合で接続が途切れるケースがあります。一度Wi-Fiをオフにして再接続するか、パソコンを再起動して接続を試みてください。
また、パソコンが機内モードになっていると、インターネットに接続できないので、あわせて確認してください。
LANケーブルでインターネットに接続している場合は、LANケーブルが抜けていないか、断線していないかなどの確認が必要です。
もしケーブルに問題が見られたら、今後もインターネットに接続できなくなる可能性があるので、買い替えをおすすめします。
サーバー障害が発生している
サーバー障害が発生すると、メールサーバーやインターネットが停止してしまうため、メールの送受信ができなくなる場合があります。サーバー障害は、ユーザー側で直接の対応は困難です。
そのため、プロバイダーのホームページの障害情報を確認して回復を待つか、カスタマーサービスへ問い合わせるなどの対応を取ってください。
また、万が一のサーバー障害に備えて、予備のサーバーと入れ替えられるようにしておく、障害対応のマニュアルを整備しておくなどの対策を取っておけば、障害が発生してもスムーズに業務を再開できます。
ドメインが失効している
ドメインが失効していると、メールの送受信は一切行えません。ドメインとは、メールアドレスの@以降の部分を指します。一般的にドメインは、契約しているプロバイダーや会社名になっており、ドメインの期限が切れるとドメインが失効し、メールの送受信ができなくなります。
そのため、メールの送受信ができない際は、ドメインの契約が切れていない確認し、切れていた場合は、再契約してください。
セキュリティソフトの設定を変更した
セキュリティソフトの設定変更やアップデートを行うと、送受信ができなくなる場合があります。
セキュリティソフトは外部のウイルスからパソコンを守る働きがあるため、セキュリティレベルを高く設定すると、メールの送受信ができなくなるケースがみられます。
直近でセキュリティソフトの設定を変更していた場合は、一時的に元の設定に戻してみてください。
送信できるが受信できない原因・対処法
メールを使用していると、送信できるが受信できなくなるケースもあります。
具体的な原因と対処法を解説するので、心当たりがある方は、参考にしてください。
迷惑メールフォルダに振り分けられている
特定のメールが受信できない場合は、迷惑メールフォルダを確認してください。
通常は受信メールフォルダに振り分けられるはずが、迷惑メールフォルダに振り分けられているケースがよく見られます。迷惑メールの設定が原因であることがほとんどなので、Outlookの場合は以下の方法で迷惑メールの設定を変更しましょう。
- 画面上部の三点リーダー（…）をクリック
「迷惑メール」→「迷惑メールのオプション」を選択
「迷惑メールの処理レベル」や「信頼できる差出人のリスト」などを任意の内容に変更
受信拒否の設定をしている
特定のアドレスを受信拒否していると、該当のアドレスのメールは受信できません。
メールが受信できない時は、以下の方法で受信拒否リストを編集してください。
- 画面上部の三点リーダー（…）をクリック
「迷惑メール」→「迷惑メールのオプション」を選択
「受信拒否リスト」を選択
受信拒否の設定がされているアドレスを選択し「削除」をクリック
受信ボックスに空き容量がない
受信ボックスに空き容量がない場合、迷惑メールの設定が正しくても、メールを受信できません。
Outlookの場合、受信ボックスのストレージは、最大100GBです。特に容量の大きい動画や画像ファイルが添付されたメールを受信できない時は、受信ボックスの空き容量を確認してください。
Outlookで受信ボックスの空き容量を確認する手順は、以下のとおりです。
- 画面下部のステータスバーで右クリック
「クォータ情報」をオンにする
画面左下に受信ボックスの空き容量が表示される
空き容量が少なければ、不要なメールを削除して、容量を確保してください。
受信設定が「手動」になっている
メールの受信設定が「手動」になっていると、正しくメールが送信されていても、受信していることに気づけません。また、受信設定が「手動」だと、メールの受信状況を都度手動で確認しなければならないため、手間がかかります。そのため、Outlookを使用している場合は、以下の方法で「自動」に変更してください。
- 画面上部の「送受信」タブをクリック
「送受信グループ」をクリック
「予定された送受信を無効にする」にチェックが入っている場合はチェックを外す
送信者がメールアドレスを間違えている
送信者からメール確認の催促が入り受信ボックスを確認したが、該当のメールが見当たらなかった、といったケースはよく見られます。このようなケースでは、送信者がメールアドレスを間違えている場合があります。メールアドレスは、一文字でも間違えると送受信できません。
そのため、メールが受信できない場合は、送信者にメールアドレスが間違っていないか確認してみてください。
また、受信者が送信者に誤ったメールアドレスを伝えているケースもあります。たとえば、口頭でメールアドレスを伝えた場合、聞き間違いや伝え間違いで、送信者が誤ったメールアドレスを入力してしまうことがあります。
メールアドレスを伝える際は、名刺や画像を用いれば正しく伝わるため効果的です。
送信されたメールの添付ファイルの容量が大きい
送信されたメールの添付ファイルの容量が大きいと、受信者側のサーバーのキャパシティーを超えてしまい、受信できない場合があります。Outlookの場合、一度のメールで添付できるファイルは20MBまでです。特にビジネスシーンにおいては、大量の画像データや資料をメールでやり取りする機会が多いため、注意が必要です。
添付ファイルの容量が大きい場合は、複数回に分けて送信する、ファイルを圧縮するなど、受信者が問題なく受信できるように工夫してください。また、送信者はエラーで戻ってきたメールに気づかずに放置してしまうこともあるため、確認の催促が入った際は、メールが戻って来ていないか確認ください。
受信はできるが送信ができない原因・対処法
メールを使っていると、受信はできるが送信ができないというケースも見られます。
主な原因と対策法を解説するので、参考にしてください。
メールアドレスを間違えている
前述したメールが受信できない原因と同様に、送信先のメールアドレスが間違っていると、メールは送信できません。特に大文字と小文字の間違いや、数字の０（ゼロ）とアルファベットのO（オー）は間違いやすいので、メールアドレスを手入力する際は、注意してください。
また、送信先のメールアドレスが誤っているメールは、送信したらエラーで受信ボックスに戻ってきます。エラーメッセージの内容を確認し、メールアドレスが間違っているようであれば、正しいアドレスを入力して送りなおしてください。
添付ファイルの容量が大きい
メールに添付できるファイルサイズには上限が設けられているため、上限を超えてしまうと送信できません。
ファイルを添付したメールを送信した時に「添付ファイルのサイズが最大値を超えています」と表示されたら、ファイルを圧縮する、複数回に分けてメールを送るなどの対応を行ってください。
大きな容量でも一度で送れるギガファイル便などのサービスもあるので、利用をおすすめします。
送信先の受信ボックスに空きがない
添付ファイルの容量が上限以内でも、送信先の受信ボックスに空きがない場合は、受信されません。
送信先に届いていない場合は、受信設定とあわせて、空き容量も確認してもらってください。
送信先で不要なメールを削除するなどの対応を取ってもらい、空き容量が確保されれば、メールを受信してもらえます。
メールの送信規制がかけられている
送信したメールがスパムメールとして判定されると、メールサービスの提供元から送信制限がかかる場合があります。
たとえば、Outlookでは、1日あたりの受信者数は5,000人まで、メッセージ1通あたりの受信者数は500人までと制限が設けられています。
一般的な業務であれば上限を超えることはほとんどありませんが、注意が必要です。
また、受信者側で迷惑メールに振り分けられていると、正しく送信できていても受信者が気づけない恐れがあります。
送信先から「メールが届いていない」と連絡があったら、迷惑メールフォルダを確認してもらってください。
その他のケースで送受信ができない原因・対処法
前述した以外のケースでメールが送受信できない原因と対処法を紹介します。
Outlookでエラーメッセージが表示される
Outlookでは、メールの送受信時にエラーメッセージが表示されることがあります。
たとえば、「0x80042109」や「0x800CCC0D」などのエラーメッセージが表示されたら、メールサーバーで問題が発生している可能性があります。
このケースでは、インターネットが正常に接続されているか、セキュリティソフトが干渉していないか確認して解消を図ってください。
また、「サーバーからの応答を待機中に操作がタイムアウトになりました」というエラーメッセージが表示された場合は、メールに添付されたファイルの容量が大きいか、セキュリティソフトが干渉している可能性があります。
添付ファイルを圧縮したり、セキュリティソフトの設定を元に戻すなどの対応を行ってください。
Yahoo！メール・Gmailを受信できない
Yahoo!メールやGmailが受信できない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられているか、受信拒否リストに設定されている可能性が高いです。メールの設定を確認して、受信ボックスで受け取れるように変更してください。
また、メールの設定が正しい場合は、送信先でアドレス間違いなど発生していないか確認してもらってください。
エイリアスメールが受信できない
エイリアスとは、ひとつのアカウントで複数のメールアドレスを利用する機能です。
エイリアス機能を使えば、メインアドレスに紐づくアドレスを追加できます。
たとえば「abcdefg@gmail.com」というメインアドレスにエイリアスのアドレスを追加すると「abcdefg＋1111@gmail.com」のように「+○○」の形で自由に作成できます。
このエイリアスメールが受信できない場合は、Microsoftの公式ページに移動して、エイリアスの追加やプライマリエイリアスの変更を試してみてください。
メールの設定が間違っている
インターネット環境に問題がなくても、メールの設定が間違っていると、メールを使用できません。
前述したメールアドレスの正誤だけでなく、メールソフトのパスワードやメールアカウント名、サーバー名などの設定にも注意してください。
これらが誤っていると、メールソフトにログインできなかったり、メールを送受信できません。
そのため、メールソフトの初期設定を行う際は、手順に沿って正しい設定を行ってください。
メールの送受信トラブルはユーザー側で対応が困難な場合がある
メールの送受信トラブルが発生した際、インターネットの接続確認やメールアドレスの確認であれば、ユーザー側でも対応が可能ですが、サーバーやメールソフトの設定が関わるトラブルの場合、ユーザー側での対応が困難な場合があります。
とはいえ、情報システム担当者が対応するには、パソコンを本社に送ったり、テレビ通話で画面共有しながら対応したりなど、手間が発生してしまいます。また、知識がない人が設定を変更すると、かえってトラブルを拡大しかねません。
知識のある人が効率的良く対応し、スムーズに業務が再開するためにも、企業にはPC管理のシステム化が求められています。
まとめ
以上の対処法や注意点を踏まえると、メールの送受信トラブルに直面した場合は、まず自分のパソコンやインターネット接続に問題がないかを確認しましょう。それでも解決しない場合は、プロバイダーのサーバー障害情報をチェックしたり、ドメインの契約状況を確認したりする必要があります。また、セキュリティソフトの設定変更や受信設定の確認も重要です。
送信できるが受信できない場合には、迷惑メールフォルダの確認や受信拒否リストの編集を行いましょう。また、受信ボックスの容量や受信設定が手動になっていないかも確認しましょう。さらに、送信者や受信者のメールアドレスの間違いや、添付ファイルの容量が大きすぎる場合も問題となる可能性があります。
受信はできるが送信ができない場合には、送信先のメールアドレスや添付ファイルの容量を再確認しましょう。また、送信先の受信ボックスの空き容量やメールサービスの送信制限にも注意が必要です。
最後に、メールの設定が正しく行われているかも確認しましょう。これらの対処法や注意点によって、多くのメールの送受信トラブルは解決できます。ただし、ユーザー側で対応が困難な場合もありますので、企業ではPC管理のシステム化や専門知識を持った担当者による対応が重要です。
