事務局運営代行を導入するメリットを詳しく解説！面倒な業務は丸投げできる？

事務局運営代行とは

事務局運営代行とは、イベント運営や公的手続きなど、多岐にわたる事務局業務を代行するサービスのことを指します。事務局業務は、煩雑で時間がかかる業務が多いことが特徴ですが、事務局運営代行サービスを利用することで、その負担を軽減することができます。

事務局運営代行の仕組み

事務局運営代行サービスの仕組みは、依頼者が代行業者に業務を委託することで、代行業者がその業務を代行するというものです。例えば、イベントの場合は、会場の手配や参加申込の受付、集計や参加者への案内、当日の運営など、多岐にわたる業務を代行することができます。

実際に事務局がどのような事務業務を行うのか次の項目で紹介します。

事務局の業務一覧

1. 1. スケジュール作成
   2. 業務設計
   3. マニュアル作成
   4. 集客のための告知
   5. 応募者・参加者管理
   6. 機材などの手配・設営)
   7. 当日の受付
   8. コロナウィルス感染症対策のマニュアル作成
   9. 報告書の作成など

ここでお伝えしたのは事務局が請け負う業務の一部となります。イベント・プロジェクトの目的や対象により業務内容が異なりますし、新型コロナウィルス蔓延の影響で必要な業務が増え、臨機応変に対応することが必要となります。

自社にリソースがない、イベント・プロジェクトに対する感染症対策のマニュアルが存在しないといった理由で、事務局運営代行サービスを提供している専門企業に依頼しようと考えている企業様は多いでしょう。

実際に、事務局運営代行を導入するメリットはどのようなものか、次の項目で詳しく紹介します。

事務局運営代行を導入するメリットは？

事務局運営代行サービスを導入するメリットについてお伝えします。

適切なノウハウと経験を持った専門家による運営

代行業者は、事務局運営に関するノウハウと経験を持った専門家が多く在籍しています。そのため、依頼者のニーズに合わせた適切な運営が行われることが期待できます。

信頼性とセキュリティの向上

事務局運営代行サービスを利用することで、信頼性とセキュリティが向上します。代行業者は、適切なルールやセキュリティ対策を施しており、情報漏洩やトラブルなどのリスクを軽減することができます。

業務の専門化による品質向上

事務局運営代行サービスを利用することで、業務の専門化による品質向上が期待できます。代行業者は、専門的な知識や技術を持っており、高品質な業務を提供することができます。

柔軟な人員配置と経費削減

事務局運営代行サービスは必要な時に利用することができます。したがって、繁忙期や急な業務発生時など一時的な人員不足に柔軟に人員を配置することができます。

人員不足となれば業務の停滞が発生しますし、新しい人材を雇う場合は人件費がかさみます。事務局を設置すると必要最低限に人件費を抑えることが可能となります。

また、株式会社クリエイティブバンクの事務局運営代行サービスは、一時的な事務局運用代行だけでなく、年間を通した認知活動のためのプロモーションキャンペーンや展示会といった中長期的なイベント・プロジェクトに人員を配置することができます。

普段の業務の作業効率が下がらない

事務局を運営する際に、DMの作成・発送、資料作成・印刷、広告作成・印刷など作成、ノベルティ作成・配送など必要となりますが、それらの事務業務の多くは手作業のため時間と手間が大きくかかります。

手間がかかる事務業務を事務局運用代行サービスに任せることができるので、普段の業務の作業効率が下がることはありません。

目標を達成するためPDCAを勝手に回し、自走する

こちらのメリットはバンソウ(株式会社クリエイティブバンク)の事務局代行サービスの強みなので、他社様が提供している事務局代行とサービス内容が異なります。

企業様の目標を達成するために最適な手法を提案して、PDCAを勝手に回す自走型の事務局は、イベント・プロジェクト実施に至る時間と手間がかかる事務業務をすべて承ります。

ただただイベント・プロジェクトを開催するサポートだけではなく、「認知度を広めたい」「リードを獲得する」といった目標を達成するために企業様の立場で改善を繰り返すので、開催することが目的にはなりません。

事務局運営代行の成功事例

会場手配や申込受付などを代行したイベント成功例

ある会社では、大規模な展示会の事務局運営を代行業者に委託しました。代行業者は、会場の手配や参加申込の受付、集計や参加者への案内、当日の運営など、多岐にわたる業務を代行し、イベントを大成功に導きました。

公的な手続きや業務を代行した自治体の事務運営成功例

ある自治体では、行政サービスの事務運営を代行業者に委託しました。代行業者は、住民票の発行や国民健康保険の手続きなど、公的な手続きや業務を代行し、住民サービスの質を向上させることができました。

事務局運営代行の注意点

代行業者の選定における注意点

事務局運営代行サービスを利用するにあたり、代行業者の選定には注意が必要です。業務の専門性や経験などをしっかりと確認することが重要です。

事務局運営代行による業務の一元化が逆にリスクになる場合

事務局運営代行による業務の一元化が、依頼者にとって逆にリスクになる場合があります。代行業者との契約内容や取り決めに十分な注意を払うことが必要です。

情報漏洩やトラブルなどのリスク

事務局運営代行サービスを利用することで、情報漏洩やトラブルなどのリスクがあります。依頼者は、代行業者が適切なセキュリティ対策を施しているか、契約書に定められたルールを遵守しているかを確認することが重要です。

事務局運営代行の種類と選び方

事務局運営代行の種類

事務局運営代行サービスには、イベント運営や行政サービスなど、様々な種類があります。依頼者のニーズに合わせて、適切な代行業者を選ぶことが重要です。

事務局運営代行の選び方

事務局運営代行サービスを利用するにあたり、代行業者の選定には慎重さが必要です。事前に代行業者の実績や口コミを確認し、依頼者のニーズに適した代行業者を選ぶことが重要です。

代行業者選びのポイント

代行業者を選ぶにあたり、以下のようなポイントに注意することが重要です。

業務の専門性や経験があるかどうか
サポート体制やアフターフォローがあるかどうか
セキュリティ対策が十分に施されているかどうか

代行業者との契約手続きや注意点

代行業者との契約手続きの流れ

代行業者との契約手続きの流れは、以下のようになります。

代行業者に業務の委託を申し込む
代行業者との打ち合わせを行い、業務内容やスケジュールを決定する
契約書の締結や報酬の決定を行う
業務の開始と進捗管理を行う

契約書に含まれるべき項目

契約書には、以下の項目が含まれるべきです。

業務内容
報酬の金額や支払い方法
契約期間や更新に関する規定
約款や契約書の重要事項の説明

事務局運営代行を導入する前に考慮すべきポイント

事務局運営代行を導入する前に検討する

事務局運営代行サービスを導入する前に、以下のようなポイントを検討することが重要です。

代行業者の選定や契約書の内容を十分に確認すること
業務の適正化や必要性を検討し、本当に代行業者に依頼する必要があるかを判断すること
代行業者に依頼する業務の範囲や期間を明確にすること

代行業者に依頼する前に自社内でできることを見直す

事務局運営代行サービスを導入する前に、自社内でできることを見直すことも重要です。自社内でできる業務を見直し、代行業者に依頼する業務を絞り込むことで、より効率的な業務運営が可能になります。

事務局運営代行はクリエイティブバンクにお任せください

株式会社クリエイティブバンクでは、これまで35年以上に渡り、数多くの事務局運用代行や数百・数千人規模のイベント・プロジェクトの運用代行を承ってきた実績があります。

これまでの経験から蓄積された知識とノウハウでどのような依頼でも企業様の目的に最適な提案をさせていただきます。プロフェッショナルがしっかりと対応致しますので、安心してお任せください。

これまでの事例や見積もりについてはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

事務局運営代行サービスを利用することで、時間と手間の削減やコスト削減、適切なノウハウと経験による運営、信頼性とセキュリティの向上、業務の専門化による品質向上などのメリットがあります。

しかし、代行業者の選定に注意する必要があり、情報漏洩やトラブルなどのリスクもあることに注意する必要があります。事前に慎重な検討を行い、依頼者のニーズに合わせた適切な代行業者を選ぶことが重要です。