withコロナ時代のオフラインイベント事例～感染症対策を紹介～

1ヒアリング

イベントの目的・日時・場所など現時点で決定していること、その他のご要望についてお伺いいたします。 こちらからも質問をいくつかさせていただき、方向性を確認します。 イベント実施について不明点は何でもお気軽にご相談いただけます。

2企画書作成

ヒアリング内容に沿って、企画書を作成させていただきます。

3実施プランニング

企画書を元に、イベントの詳細と方向性を確定いたします。

4各種手配

イベント実施のため、出演者や会場用品、制作物を手配いたします。会場の手配作業など一括してお任せいただきますので、イベント内容の調整に時間を有効活用していただけます。

1. 実施プランニングで確定した詳細を元に運営マニュアルを作成
2. 様々な種類・分野のマニュアルに応じた最適な作成方法や表現方法を提案
3. 感染症対策マニュアルも会場やイベント内容に合わせて作成

5運営マニュアル・イベント資料作成

実施プランニングで確定した詳細を元に運営マニュアルを作成いたします。様々な種類・分野のマニュアル作成に対応可能です。
感染症対策マニュアルや展示会や登壇イベントのパフォーマンスを最大限に高めるための来場者の注目を集めることができる効果的な映像も作成いたします。

1. レギュレーション(来場されたお客様向け・後援者向けに案内資料)の作成
2. 司会進行の為の台本や登壇用映像制作など部隊周りの資料を作成
3. ベンダーやパートナーに感染症対策のマニュアルを作成

6搬入・設営

屋内・屋外とわず、イベント会場に合わせて必要なイベント用品の搬入・設営いたします。

1. 展示会/ブースの設置・設営
   電源のワット数やインターネット回線の有無、パネルやモニターなど必要な用品をまとめて用意

7イベント運営・管理(イベント演出進行)

イベント全体の管理・ステージの運営や進行も承ります。イベントスタッフ・コンパニオンや撮影のためのカメラマンなどの手合いも行いますのでお気軽にご相談ください。

1. 想定以上の来場者が来た時の対策
   今回のイベント参加者の会場キャパシティを、参加申し込みの受付時点で超えました。当日何名が参加するのか読めなかったので、参加者が多く来た場合の対策として、余分に椅子を確保したり、サテライト会場を準備

8撤去・搬出

イベント終了後は迅速に撤去・搬出を行い、原状復帰いたします。

9イベント後

1. アンケート実施
2. 経験豊富な調査専門員がフルサポートいたします。お客様の意見やマーケティング上の課題をヒアリングして、最適な調査設計のご提案をさせていただきます。アンケートの作成から、集計、結果のご報告まで一貫して行います。
   1. イベントの参加者にアンケートを行い、回答してもらえれば講演資料を配布
   2. アンケート回答から、お客様の回遊性を高める為の施策を提案
3. オンデマンドサイト作成 
   1. イベントに申し込んだけど、参加できなかったお客様やイベントの様子をもう一度見返したいお客様に対して、オンデマンドサイトでイベントを視聴できるように設定
4. フォローアップリスト作成
   イベントの参加者・登録者(登録したけど諸事情により参加できなかった方)を分析して、受注確度の高いターゲットリスト(フォローアップリスト)を作成してお渡しいたします。
   
   1. イベントに申し込んだけど、当日来なかったお客様の登録情報をまとめて、営業電話やメールに利用できるフォローアップリストを作成して提出
5. 報告書の作成
   イベント運用体制や内容、実施記録としての結果(振り返り・検証・まとめ)をまとめた報告書を作成してお渡しいたします。運営から実施まで良かった点・悪かった点、課題・原因を検証するので、次回のイベントの品質向上にお役立ていただけます。
   
   1. 実施したイベントの報告書作成
      イベント申し込みの数と来場した数の割合や集客チャネル毎の申込数など、歩留まりが悪かったのはどのようなことが考えられるか等資料を作成