ビジネスの世界では、時にはメールを送信したくても特定の時間帯でなければならない場合があります。それは、ビジネスパートナーや顧客がオフィスにいる時間帯でメールを送信することが望ましい場合、あるいは一度に大量のメールを送信する必要がある場合です。
そこで、Outlookでの送信予約が役立ちます。特定の日時にメールを配信できるため、必要な時間に効率的な配信ができます。
Outlookで送信予約を行うことで、以下のようなメリットがあります。
Outlookのバージョンによっては、送信予約の手順が異なる場合があります。Outlook 2016以降であれば、次の手順で送信予約を行えます。
送信予約が完了した場合は、メールが「送信トレイ」に移動します。確認するには、「送信トレイ」に移動し、予約したメールをクリックして確認できます。
送信予約を設定する際には、受信者の時間帯を考慮することが重要です。
例えば、受信者が海外にいる場合は時差があるため、遅い時間にメールを送信すると相手に迷惑をかけてしまうことがあります。送信予約機能を使って、受信者がメールを受信しやすい時間帯に送信することが大切です。
また、特に重要なメールは、送信前に何度も確認することも大切です。送信先のメールアドレスやタイトル、本文に誤りがないか、添付ファイルが正しいかなどを確認し、送信することをおすすめします。
Outlookで送信予約を設定する方法は簡単です。以下の手順に従って、送信予約を設定してみましょう。
送信予約が設定されると、「送信トレイ」にメールが保存されます。指定した日時になると、自動的に送信されます。
送信予約を設定した後に、送信予約を解除する必要がある場合があります。例えば、設定した送信予約の日時に何らかのトラブルが発生した場合などです。
Outlookで送信予約を解除する方法は以下のとおりです。
これで、送信予約が解除され、メールが直ちに送信されます。ただし、すでに送信予約の日時をすぎてしまった場合は、解除できないので、注意が必要です。
また、送信予約を解除する場合でも、必ずメールの内容を再確認してから送信するようにしてください。急いで送信する必要がある場合は、送信予約を解除する方法ではなく、新しいメールを作成して即座に送信する方法を選択することが望ましいです。
さらに、送信予約を解除する際には、送信先に確認の連絡を入れることを忘れないようにしてください。送信予約の解除によって送信先に不都合が生じる場合があるため、あらかじめ了承を得ることが必要です。
以上が、Outlookで送信予約を解除する方法や注意点についての解説です。送信予約機能を上手に活用し、ビジネスマナーや時間管理に役立てましょう。
送信予約ツールは、Outlook以外にも多くの種類が存在します。ここでは、「Boomerang」「Spark」「Thunderbird」の３つを紹介します。
「Boomerang」はGmailのアドオン（拡張機能）として提供されており、送信予約機能のほか、メールの自動返信や追跡機能も備えています。また、予約したメールが送信されたかどうかを確認できるため、安心して利用できます。
「Spark」はReaddle 社が提供するメールアプリで、Outlookと同様に、複数のアカウントを管理できます。送信予約機能はもちろん、スケジュール機能や優先度設定機能など、ビジネス向けの機能が充実しています。
「Thunderbird」は高機能なメールクライアントで、Outlookと同様に、複数のアカウントを管理できます。送信予約機能のほか、フィルタリング機能や暗号化機能など、セキュリティーにも配慮された機能が充実しています。
この記事では、Web担当者の方々向けに、Outlookでの送信予約方法について解説しました。Outlookを使っている方であれば、この記事を参考にして効率的にメール送信を行っていただけることでしょう。
また、Outlook以外にもさまざまな送信予約ツールがあり、自分に合ったものを選ぶことが重要です。送信予約をすることで、送信先のタイムリーな確認ができるなど、多くのメリットがあります。
ぜひこの記事で紹介した送信予約の方法を実践して、業務効率の向上につなげてください。